Hva

Prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) ble igangsatt for å ta vare på og gi tilgang til innholdet i elektroniske databaser knyttet mot Bergen kommunes datasystemer frem til 2004. De fleste av disse datasystemene var lagret på den såkalte RH-maskinen (Rådhusmaskinen), en HP3000 – minimaskin. Bergen kommune hadde som strategi fra begynnelsen av 1980-tallet å utvikle sine datasystemer selv, hovedsaklig i programmeringsspråket Powerhouse. Dette var meget driftsikre maskiner og systemer, men tiden forandrer seg og utviklingen innen elektronisk databehandling er stor. Etter siste århundreskifte ble det besluttet å gå over til nyere teknologi og kjøp av standardsystemer for å løse Bergen kommunes behov innen databehandling innen ulike fagområder.

Dataene fra de gamle systemene ble i hovedsak ikke overført til nye systemer. Det ble derfor satt i gang et prosjekt for å ta vare på elektroniske data til arkiv, samt gjøre de tilgjengelig via en web-basert innsynsløsning.

Alle avdelinger i kommunen ble kontaktet for å få en oversikt om hvilke systemer som fantes og hva som var arkivverdig. Det ble laget retningslinjer for hvordan prosjektet skulle gjennomføres. Det ble bestemt at den ferdige innsynsløsningen på web skulle følge Bergen kommunes portalløsning vedrørende layout og farger.

Hvert datasystem ble behandlet etter en felles mal med analyse av dataene, uttrekk av data til lesbare filer som så ble lastet inn i tilsvarende tabeller i en sentral database (oracle). Via en web-applikasjon – Innsynsløsningen – gis det lesetilgang til dataene via kommunens intranettside. Alle data fra tabellene ble også overført til XML-filer for langtidslagring etter Riksarkivets krav.

Etter at HEA-prosjektet var ferdig, har Bergen Byarkiv fortsatt med uttrekk og bevaring av andre kommunale systemer som går ut av bruk eller erstattes av nye. Alle avdelinger som erstatter gamle datasystemer med nye, er forpliktet til å avlevere datasystemene til Bergen Byarkiv dersom dataene er arkivverdige. Innsynsløsning er frivillig, men deponering av data i format for langtidslagring er pålagt.

 

Bergen Byarkiv – 10 år med Innsynsløsning

Innsynsløsningen som er unik i arkivsammenheng blir 10 år i 2016.
I den anledning har det blitt utarbeidet et nytt responsivt grensesnitt som tilpasser seg forskjellige skjermoppløsninger.

Designet som ble faset ut i februar 2016 måtte vike for et nytt design som kunne mer effektivt utnytte skjermareal på dagens arbeidsstasjoner.
Responsivt design er fleksibelt av natur og vil derfor fungere på store og små skjermer.

 

Hvor

Databasen som er grunnlag for innsynsløsninger ligger på server hos IKT Drift. Løsningen er tilgjengelig for ansatte i Bergen kommune via kommunens intranett. Systemansvarlig på Bergen Byarkiv gir kommunalt ansatte tilgang til de modulene i innsynsløsningen den enkelte har bruk for i sitt arbeid.

Hvilke opplysninger

Innsynsløsningen gir i 2010 tilgang til mer enn 50 systemer eller databaser som ble brukt av ulike avdelinger i Bergen kommune for å løse deres behov for databehandling. Noen databaser er samlet i en felles modul i innsynsløsning, som f.eks Bergen kommunes økonomisystem – «BKØ». Hver avdeling hadde sin egen database, men disse er nå samlet og kodet i felles løsning. Andre moduler er «Byggesak» som er i daglig bruk og et viktig hjelpemiddel for saksbehandlere. Også «Bkpais»-personalsystem og «Royallønn» er en god hjelp for å finne frem i gamle ansettelser og pensjonsberegninger.

Etter hvert som datasystemer tas ut av bruk og erstattes av nye systemer, blir data fra de gamle systemene overført til innsynsløsningen, slik at dataene fremdeles er tilgjengelige for oppslag.

Inngangssiden til innsynsløsningen gir litt generell informasjon. De ulike modulene er samlet under felles faner. Herfra er det knapper som leder videre inn til det enkelte system. Alle modulene er bygd opp etter samme mal og er meget brukervennlige.

Følgende systemer er per høsten 2010 tilgjengelige under de ulike faner:

Adm & økonomi:

  • EBS – egenbetaling for opphold på sykehjem
  • Kunde finans – fakturering av tjenester fra 3 ulike avdelinger (skole, helse, fritid/kultur)
  • Kunde teknisk – fakturering av tjenester fra 6 avdelinger (tekniske tjenester, miljø og byutvikling, brannvesen, bygg og eiendom, havnevesenet, BIR (interkom. renovasjon)
  • BKØ – Bergen kommunes økonomsystem for 18 ulike avdelinger
  • REFUSJON – refusjon av sykelønn for skoleavdeling (1985-2001) og komm. ansatte (2001-2006)
  • BBB – økonomisystem for Bergen Bolig og Byfornying
  • BKKOMAV – kemnersystem for innkreving av eiendomsskatt og kommunale gebyrer
  • BKKASSE – sentralt utbetalingssystem til mottakere av bostøtte, lønnstilskudd, tilbakebetaling, osv
  • BKALKO – innkreving av alkoholavgift for salg og servering av alkohol.
  • BKPAIS – personal og administrasjonssystem for 1986 – 1999
  • ROYAL LØNN (Dana) – lønnsystem for 1990 – 1999
  • ARDIS – Inkassosystem for Kemneren for 1995 – 2004
  • EKKO – Inkassosystem for Kemneren for 2004-2009
  • NLP – Lønnsdata kommunalt ansatte for 2001-2010

Teknisk:

  • TUVEDL – teknisk utvikling, vedlikeholdssystem med ordrer, kunde, arbeidstaker, forbruk, faktura, timer, osv.
  • TTANLA – lagersystem for VA-seksjonen (vann/avløp) og vei/samferdsel med vareregister, leverandør, bestilling, innkjøp, uttak og retur
  • TULØNN – system for drift og vedlikehold av veier, samt vann/avløp fordelt på prosjekter og kostnadssted. Timelister på person, utleie av bil/maskin, arbeidsordrer, osv
  • EIENDOM og FORVALTNING – Bergen Bygg og Eiendom sine eiendommer og kunder, pluss fakturering av leie knyttet til leiligheter, parkering, osv.
  • BRI-OKOBBE – budsjett- og regnskapssystem for investeringsprosjekter for Vann/Avløp, Vei, Bygg/Eiendom
  • BRI-OKOTT – budsjett- og regnskapssystem for investeringsprosjekter for Anlegg og tekniske tjenester
  • BRI-OKOMBY – budsjett- og regnskapssystem for investeringsprosjekter for Miljø og byutvikling
  • ARKIV-OPPMAL – oppmålingsavdelingens arkivsystem med eiendommer og arkivhenvisninger fra både eldre og nyere tid.
  • BYGGESAK – saksbehandlingssystem for byggesaker med eiendomsdata, byggherrer og saksforløp, samt knytning mot ODIN-filer med dokumenter, tegninger osv.

Skole & barnehage:

  • SSP – søkersystem for pedagoger i 1995-2000, samt personaldata for lærere fra 1985
  • GIS – grunnskolens informasjonssystem med elever, klasser, lærere i perioden 1988-2003
  • KKS – kontantstøttesystem. Data om barn med plass i barnehage fra perioden 1999-2009
  • BARNET – system for barn i barnehage og SFO fra perioden 1997-2004

Andre tjenester:

  • SAKSINDEKS – saker behandlet av formannskapet eller andre kommunale utvalg i perioden 1976 – 1997. Delt på to moduler – offentlige og konfidensielle saker.
  • BKVALG – oversikt over bemanning (personer) av valglokaler for valg fra perioden 1987-2005.
  • SYSSEL – personer på sysselsettingstiltak, lærlingeordning, kurs mm.
  • FLYKTNING – Fagerdalen asylmottak 1993-1995
  • UTEKONTAKTEN – oppfølging av klienter – anonymiserte persondata 1991-2003
  • FSYS  – saksbehandling i forliksrådet 1999-2006

Inngangsiden for hvert system viser på høyre side en oversikt over hvilke data som fins, tidsperiode, hvordan de er strukturert, hva de ble brukt til osv. På venstre side er en rød knapperad som gir tilgang til søkesider på f.eks. KUNDER, BYGGESAKER m.m.

Søkesider

Disse inneholder ett eller flere søkefelt som kan fylles ut på ulike måter. Søket gir oftest en liste over forekomster som passer med søket. Fra denne går man videre til detaljer om den enkelt raden via det markerte feltet. Fra detaljbildet er det oftest tilgang til utfyllende data om den valgte forekomsten via flere røde tekstknapper.

Noen av systemene viser også data fra grunnregistre, bl.a. lister over ulike koder med tilhørende beskrivelse.

Innsynsløsningen er i stadig utvikling og nye systemer legges til etter hvert som kommunen skifter ut gamle systemer med nye.

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avleveringer:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, som er tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune kan få tilgang til de moduler i Innsynslønsingen som den enkelte medarbeider trenger for oppslag på gamle data i sitt arbeid. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til Innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen på Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til en eller flere moduler av innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang til løsningen via eget ikon på dataskjermen. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.

Problemer

Innsynsløsningen er meget brukervennlig med mulighet for mange ulike søkekombinasjoner. Et problem kan være å bestemme hvilken modul man skal søke i. Noen moduler har søkefelt som krever god kjennskap til dataene. Alle modulene har mulighet for åpne søk som henter alle forekomster, noe som kan ta litt tid, men vil gi en pekepinn på hvilke data som finnes.

Dataene som er lagret, dekker ikke hele perioden de ulike datasystemene var i bruk. Kun data som lå i databasene på leveringstidspunkt er tilgjengelige. Innlesing fra evt. gammel backup er ikke gjort.


Skrevet av

7 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *