Hva

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden

Grunnskolens Informasjon System (GIS) var et administrasjonssystem for skolene i Bergen kommune. Hver skole hadde systemet på en stasjonær PC. Administrasjonssystemet for skolene ble brukt til registrering av elever og foresatte, klassesammensetning, personale (lønn og fravær), osv. Systemet sendte jevnlig data via disketter til kommunale fellessystemer med data om personalets fravær, lønn med mer.

Systemet ble tatt i bruk i 1995. Noen skoler har registrert inn data fra tidligere år. Bruken ble avsluttet ved skoleåret 2002-2003, da skolesystemet Extens overtok.

Ved avlevering av data til byarkivet ble GIS-data fra 91 skoler bearbeidet og lagret på CD-plater. Disse ble samlet i en felles fil og overført til Bergen Byarkiv. Datene fra denne filen ble så behandlet og overført til byarkivets Elektroniske Innsynsløsning som er tilgjengelig via kommunens intranett.

Alle dataene er også deponert i format for elektronisk langtidslagring, noe som er pålagt.

Hvor

Innsyn skole & barnehage

GIS er en del av byarkivets Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte via kommunens intranett.

Tilgang til GIS får man via Bergen Byarkivs Innsynsløsning under fanen Skole & Barnehage.

Se artikkel om Elektroniske arkiv.

Hvilke opplysninger

Innsyn GIS

GIS inneholder tabeller om:

  • skoler med hvilken periode skolen har data fra
  • elever og deres foresatte pr. skole
  • personale pr. skole
  • kobling til klasser for lærere som har vært klasseforstander

Innsynsløsningen for GIS egner seg godt til å søke opp klasselister for elever som skal ha gjenforeningssamling for avgangsklasse fra barne- eller ungdomsskolen. Via enkle søk på skole, år og klasse kommer det opp en liste over elevene. Listen kan enkelt overføres til excel-format og sendes elektronisk til bestiller.

Ved skoleåret 1997/1998 ble det innført 7-årig grunnskole i Norge, noe som påvirket søk på avgangsklasser. 6.klasse inneholder avgangselever til og med skoleåret 1996/1997 på barnetrinnet og 9.klasse på ungdomstrinnet. Mens 7.klasse inneholder avgangselever fra og med skoleåret 1997/1998 på barnetrinnet og 10.klasse på ungdomstrinnet.

En del elever vil også finnes i den elektroniske innsynsløsningen for systemet BAR-NET som inneholder barn som har hatt plass i barnehage og SFO (skolefritidsordning).

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har behov for å gjøre oppslag angående skoler, elever og klasselister, kan få tilgang til modulen GIS iInnsynsløsningen. Det vil i hovedsak være personer som jobber med skolesaker og elever. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til Innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til Innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til GIS i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.

Problemer

En elev finnes ofte flere ganger i registrert, både i avgangsklasse fra barneskole og ungdomskole, samt på andre skoler ved skolebytte. Elever som bytter skole i løpet av skoletiden er merket med sluttår og klasse 99. Noen skoler har også merket avgangselever med klasse 99.

Elev- og foresattes navn er registrert på ulike måter –  med og uten komma mellom etternavn og fornavn (Olsen Kari eller Olsen, Kari).


Skrevet av

1 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *