Hva

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden

BKPAIS – Bergen Kommunes Personal, Administrasjon og InformasjonsSystem var et egetutviklet datasystem i Bergen kommune. BKPAIS skulle ta vare på data om de ansatte og deres arbeidsforhold knyttet til kommunen.

BKPAIS – Innsynsmodul inneholder data som ble registrert i perioden 1986 til 1999/2000. Det nye lønns- og personalsystemet NLP overtok fra 1.mai 1999.

Dataene fra BKPAIS er søkbare i Byarkivets Innsynsløsning via kommunens intranett. BKPAIS inneholder data fra 53 tabeller som er knyttet sammen rundt de fire hovedtabellene: Person, Stilling, Vedtak, Administrasjon.

Dataene i BKPAIS kan være nyttige for å sjekke pensjonsrettigheter, ansiennitet og ansettelser.

Alle dataene er også deponert i format for elektronisk langtidslagring, noe som er pålagt etter gjeldende lovverk.

Hvor

BKPAIS er en del av byarkivets Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte i Bergen kommune via kommunens intranett.

Tilgang til BKPAIS-data får man via Bergen Byarkivs Innsynsløsning under fanen Adm. & økonomi.

Se ellers artikkel om Elektroniske arkiv.

Innsynsløsningen for Royal lønn har data fra samme periode som BKPAIS og mange personer vil finnes i begge systemer.

Personene som finnes i BKPAIS, vil eventuelt også ha data i avleverte personalmapper til Bergen Byarkiv.

Hvilke opplysninger

Person er den viktigste tabellen i BKPAIS. Den inneholder data som personnummer, navn, adresse, tiltredelsesdato, kommunal ansiennitet med mere på personer som har vært ansatt i Bergen kommune i den perioden dataene omfatter.

Fra persontabellen er det kobling mot opptil 19 andre tabeller som inneholder data om den enkelte person. De viktigste er: ansettelser med administrasjonskode, stillingsnummer, datoer og prosenter, utdanning, praksis, kurs, fravær, refusjoner, lønn.

Tabellen stilling inneholder stillingsnummer, betegnelse, vedtak, datoer, prosent, administrasjon med mere. Fra denne er det kobling til ansettelser med personnavn og særytelser.

Tabellen vedtak inneholder vedtaksnummer- og organ samt datoer, og gir tilgang til vedtakstekst og særytelser.

Tabellen administrasjon, det vil si arbeidssteder, inneholder administrasjonsnummer, navn, adresser. Her fra er det kobling mot alle ansettelser, avtaler og stillinger knyttet til valgt administrasjon.

BKPAIS har også 25 ulike kodetabeller som viser lister over ansvarssted, kostnadssted, administrasjoner, stillingskoder, fraværstyper med mere.

Lønnsdata for personene i BKPAIS kan ofte også finnes i Royal lønn.

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektroniske datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har behov for å gjøre oppslag i gamle saker og vedtak, kan få tilgang til modulen BKPAIS i Innsynsløsningen. Det vil i hovedsak gjelde personer som jobber med personalsaker.Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til Innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til Innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til BKPAIS i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen. Det er utarbeidet et bestillingskjema.

Problemer

Innsynsløsningen er meget brukervennlig med mulighet for mange ulike søkekombinasjoner. Det er enkelt å søke opp personer via personnummer og/eller navn.

Men dataene som er lagret i BKPAIS vil inneholde varierende mengde av opplysninger om den enkelte person. Dette skyldes ulike rutiner på personalavdelingene i kommunen. Derfor vil man ikke alltid finne de opplysningene man søker.


Skrevet av

2 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *