Hva

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden

Det første elektroniske saksregisteret i Bergen kommune –  Saksindeks  – var et egenutviklet datasystem for registrering og gjenfinning av saker. Dette var saker som var oppe til behandling i diverse råd, styrer, utvalg og komitéer i perioden 01.01.1978 til 31.12.1997. Systemet var forut for sin tid med søkbart datasystem alt i 1978.

Disse sakene er nå søkbare i byarkivets innsynsløsning via kommunens intranett.

Sakene var behandlet i styrer, råd og utvalg knyttet opp mot organisasjonsstrukturen i Bergen kommune. Saksdokumenter fra perioden 01.01.1972 (kommunesammenslåingen) til 31.12.1977 finnes bare i papirformat hos Bergen Byarkiv. Saksdokumenter fra perioden 01.01.1978 til 31.12.1997 finnes i databasen som er grunnlaget for Saksindeks i Innsynsløsningen.

Alle dataene er også deponert i format for elektronisk langtidslagring, noe som er lovpålagt.

Databasen inneholder ca. 115 300 unike saker hvorav 109 996 er åpne saker og 7199 er konfidensielle. I noen saker er selve saken åpen, men vedtaket er konfidensielt og disse sakene finnes i begge modulene.

En del saker har også registrert inn selve vedtaksteksten. Dette gjelder saker fra 1981 og fremover.

Sakene er kodet med det utvalget som behandlet saken: FORM = formannskap, BEBY = Bergen bystyre, MILJ = miljøutvalget, HOHE = hovedutvalg for helse, HOSK = hovedutvalg for skole, osv. Sakene kan også gjenfinnes via nøkkelord som er uthevet i teksten, f.eks. barnehage, trafikkplan, utgraving, kommuneplan. Utvalgskoder finnes i «rullegardin» ved søkefeltet.

Saksindeks ble erstattet av det nye elektroniske sakssystemet BKSAK 01.01.1998. Ingen saker ble overført fra det gamle systemet. Noen bydeler hadde alt tatt BKSAK i bruk før dette.

Hvor

Innsyn Andre tjenester

Saksindeks er en del av Byarkivets innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte i Bergen kommune via kommunens intranett.

Tilgang til Saksindeks skjer via Bergen Byarkivs Innsynsløsning under fanen Andre tjenester.

Løsningen er delt i Saksindeks offentlig og Saksindeks konfidensiell. Det gis separate tilganger til de to modulene.

Se artikkel om Elektroniske arkiv.

Det vil finnes sakspapirer på mange av sakene i møtebøker og kopibøker avlevert til Bergen Byarkiv.

Hvilke opplysninger

Innsyn Saksindeks

Sakene i Saksindeks er knyttet til 146 ulike utvalg. Noen utvalg har mange saker, andre få. Formannskapet har flest saker – 20 807 stk. Hovedutvalg for de kommunale avdelingene, samt Bergen bystyre og andre råd og utvalg har også mange saker. Hver sak har et saksnummer, utvalgskode, dato og tittel. Det er koblingen mellom utvalgskode, saksnummer og dato som er den unike nøkkelen til den enkelte sak.

Sakene er merket med nøkkelord, ett eller flere, noe som gjør det mulig å gjenfinne saker ut fra emner. Nøkkelordene er uthevet i tittelfeltet som vises i søkene. Sakene som har vedtak, er merket i listen som vises fra søket. Vedtaksteksten er av varierende lengde, fra korte vedtak til lange tekster med flere punkter.

Dersom det trengs utfyllende opplysninger om sakene, finnes disse i papirarkivene fra aktuelle utvalg.

Det kan også søkes på 192 Formannskapsaker og andre utvalg fra perioden 1991-1993. Disse ligger under egen søkeknapp i hovedmenyen.

Det fins også oversikt over de koderegistre som var i bruk, som for eksempel utvalgskoder og nøkkelord.

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådet vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har behov for å gjøre oppslag i gamle saker og vedtak, kan få tilgang til modulen Saksindeks i Innsynsløsningen. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til en eller flere moduler av innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen sin. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.

Problemer

Innsynsløsningen for Saksindeks er meget brukervennlig med mulighet for mange ulike søkekombinasjoner. Men hvor starter man? Man kan f.eks først gjøre åpne søk som henter mange forekomster. Dette kan ta litt tid, men vil gi en pekepinn på hvilke data som finnes. Deretter kan søket begrenses ved valg av datoer, utvalgskoder og nøkkelord.


Skrevet av

1 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *