Hva

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden

BKØ – Bergen Kommunes Økonomisystem var et egenutviklet datasystem fra 1980-årene. Det ble revidert og tilpasset nye krav etter behov. Først i mai 2004 ble BKØ erstattet av Agresso-økonomi.

Hver kommunal avdeling hadde sin egen BKØ-database, samt en base for hvert regnskapsår. De ulike kommunale avdelingene har data fra ulike perioder, noe som også skyldes sammenslåinger og endringer i den kommunale strukturen. Gjennom den Elektroniske Innsynsløsningen har man nå fått tilgang til alle moduler og alle år fra ett system.

106 databaser fra perioden 1990 til mai 2004 og fra 18 enheter er samlet i en felles database. Ingen enheter har data fra hele denne perioden.

Alle dataene er også deponert i format for elektroniske langtidslagring, noe som er pålagt.

Hvor

BKØ er en del av byarkivets elektroniske Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte i Bergen kommune via kommunens intranett.

Tilgang til dataene i BKØ får man under fanen Adm & økonomi i Innsynsløsningen.

Se artikkel om Elektroniske arkiv.

Hvilke opplysninger

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, Adm & Økonomi.
Bergen Byarkivs Innsynsløsning, Adm & Økonomi.

BKØ inneholder data om regnskapstransaksjoner og saldoposter knyttet til ulike regnskapskriterier. To viktige elementer i søkene er applikasjonskode og år. Hver avdeling har fått en unik 4-tegns applikasjonskode som det velges fra, f.eks BKFN (felles BKØ for 2000-2004), BYKA (bykassen for 1992-2000), TEKN (tekniske tjeneseter for 1997-2004). Det finnes 18 ulike applikasjonskoder eller enheter som vist i illustrasjonen.

Ved søk i transaksjoner velges bilagsnummer, kontonummer/art,  ansvar-, kostnad- og tjenestested, prosjekt, enhet, fra-til periode. Ett eller flere av disse søkefeltene kan fylles ut. En oversikt over transaksjoner på grunnlag av de valgte kriteriene vises i listeform. Ved å klikke seg videre får man opp alle detaljer om den/de valgte transaksjonene. Listen med forekomster kan enkelt overføres til excel-fil.

Søk i transaksjoner er delt i to på grunn av innføring av KOSTRA i 2001. Søk i saldo har de samme søkefeltene og viser saldosum på grunnlag av valgte kriterier.

Oversikt over data i elleve koderegistre – som ansvarsted, prosjekter og andre – er tilgjengelige via egen meny.

BKØ-modulen inneholder og en faktureringsmodul med oversikt over alle leverandører og fakturatransaksjoner i den gitte perioden. Denne modulen har også valg av enhet og år.

Grunnlaget for data i BKØ kommer i stor grad fra fakturering av kommunale tjenester som ble utført av fagavdelinger som skole/barnehage, helse, kultur og fritid, miljø og byutvikling, tekniske tjenester, havnevesenet, bygg og eiendom, brannvesenet, BIR.

Lover mv. knyttet til emne

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, BKØ.
Bergen Byarkivs Innsynsløsning, BKØ.

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har jevnlig behov for å gjøre oppslag i gamle økonomidata, kan få tilgang til modulen BKØ i innsynsløsningen. Det vil i hovedsak være personer som jobber med økonomi. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til BKØ i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen sin. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.

Problemer

Søk i tabellen transaksjoner i BKØ kan ta lang tid dersom man ikke har spesifikke søkekriterier. Denne tabellen inneholder mer enn 10 millioner poster.


Skrevet av

1 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *