Hva

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden
Bergen Byarkivs Innsynsløsning, startsiden

NLP  -Bergen kommunes lønn- og personalsystem var i bruk i perioden 1.mai 1999  til  1.mars 2011. Systemet var utviklet av AS EDB og ble driftet fra maskin på Hamar. Bergen kommune hadde ikke egen driftstilgang til databasen, kun tilgang for ansatte som arbeidet med lønn og personal. Nytt lønnsystem ERP fra AS EDB ble tatt i bruk i begynnelsen av 2011 via BLINK-prosjektet.

Data fra NLP hadde en høy lagringskostnad hos AS EDB. Det ble derfor besluttet å slette data som var eldre enn 3 år fra den aktive databasen. Samtidig ble lønnsdata overført til annet lagringsmedium for oppslag på Lønnskontoret i Bergen kommune

  1. Data fra den første perioden 1.mai –  31.des. 1999 er tapt, dvs. de er ikke overført til annen lagring før sletting.
  2. Data fra år 2000 er overført til Fischer mikrofilm. Lønnskontoret har en leser som gir tilgang til dataene.
  3. Data fra årene 2001 – februar 2011 ble overført til en eller flere CD-plater per år og oppbevart i safe på Lønnskontoret.

Data som er bevart fra denne perioden består av en summert lønnsrapport per person per år. Personer som var ansatt flere steder i ett år, har en lønnsrapport for hvert sted.

Det var flere CD-plater hvert år, en for Bergen kommune med brukernummer 1201. Pensjonister (brukernummer 4098) og kommunale foretak (brukernummer 4130 – 4220) kom på en eller flere CD-plater.

Hvor

Bergen Byarkivs Innsynsløsning, Adm & Økonomi.
Bergen Byarkivs Innsynsløsning, Adm & Økonomi.

NLP – lønn og personal er en del av byarkivets elektroniske Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte i Bergen kommune via kommunens intranett.

Tilgang til dataene i NLP får man under fanen Adm & økonomi i Innsynsløsningen.

Se artikkel om Elektroniske arkiv.

Hvilke opplysninger

I denne versjonen av NLP kan det søkes på lønnsnr. (personnummer) og navn. Fra valgt person vises en liste over årene personen har mottatt lønn fra enten Bergen kommune sentralt, fra et foretak eller mottatt pensjon. For hvert år er det en lønnsrapport som viser transaksjoner pr. måned og pr. lønnsart med summerte beløp både pr. art og pr. måned.

På lønnsrapporten er det også noen faste opplysninger om personen: Navn og adresse, brukernummer, utbetalingsted (som nummer), stillingsbetegnelse, osv.

En person finnes flere ganger pr. år hvis det er ansettelser og lønnsutbetalinger fra flere avdelinger. Dataene er fra perioden 2001 – 2010, pluss  januar og februar 2011.

NLP har også en oversikt over to kodetabeller: brukernummer og utbetalingsnummer med tilhørende tekst.

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

  1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
  2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har jevnlig behov for å gjøre oppslag i gamle data om lønn og ansettelser, kan få tilgang til modulen NLP i Innsynsløsningen. Det vil i hovedsak være personer som jobber med lønn- og personalsaker. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til Innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til Innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til NLP i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen sin. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.


Skrevet av

1 Tilbaketråkk

Bestillingsskjema skal benyttes for henvendelser til Bergen Byarkiv, der det gjelder:
  • Bestillinger
  • Generelle spørsmål
  • Digitalisering
  • Annet

Tilbakemeldingsskjema skal benyttes hvis du:
  • Har tilbakemeldinger til en artikkel
For å bestille en tjeneste eller tilgang til arkiver, bruk eksternt skjema:

Bestillingsskjema hos Bergen byarkiv
NB! Dette skjemaet er laget for tilbakemelding på selve artikkelen, ikke for bestillinger av arkivsaker, digitaliseringer eller innsyn.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *