Innsyn

Hva

Enkeltpersoner har en lovbestemt rett til å vite hva som er lagret av opplysninger om en selv i offentlige registre. Denne retten kalles innsynsrett. Retten er hjemlet i ulike lover, og kan falle noe ulikt ut for ulike typer materiale. Hovedregelen er at en har rett til å se opplysninger om en selv, unntak fra dette må ha hjemmel i lov. I denne teksten skal vi behandle de forskjellige formene for innsyn, hvilke unntak som gjelder, og hvordan prosedyrene er.

Hvor

Den mest vanlige formen for innsyn gjelder ulike typer personbaserte mapper eller kort i offentlig forvaltning. De vanligste innenfor kommunal forvaltning er: elevmapper (hos skoler, skolekontor, PPT-kontor, skolepsykolog), pasientjournaler (hos sykehus, psykiatriske institusjoner, legevakt og leger), klientmapper eller klientjournaler (hos sosialkontor, barnevern etc.) og personalmapper (hos arbeidsgiver). Videre gjelder det bidragssaker (hos bidragsfogden), lånesaker, bostøttesaker eller boligformidlingssaker (hos boligkontor eller lignende). Alle disse sakstypene regnes som personregistre, og en vil ha rett til innsyn både i medhold av personopplysningsloven (som registrert i et personregister) og etter forvaltningsloven (som part i en sak).

Forvaltningsloven gir videre enhver som er part i en sak rett til innsyn i sakens dokumenter (med visse forbehold).

Innsyn i pasientopplysninger fra Haukeland sykehus, Sandviken sykehus og Bergen legevakt rettes direkte til det aktuelle behandlingssted.

Hvilke opplysninger

Innsynsretten gjelder opplysninger som har vært benyttet i saksbehandlingen.

Innsynsretten gjelder bl.a. ikke:

• helseopplysninger om andre personer nevnt i saken

Denne begrensningen kommer inn under taushetsplikten, og kan ikke dispenseres fra, med mindre vedkommende person(er) selv gir tillatelse. Et eksempel på dette er fødejournaler og fødselsrapporter. Den fødte har rett til innsyn i opplysninger om seg selv (f.eks. mål, vekt, fødselstidspunkt), men ikke i opplysninger om den fødende (f.eks. hvilket nr. i rekken dette svangerskapet er).

Innsynsretten gjelder videre ikke for:

• vurderinger innhentet fra underordnet eller rådgivende organ
• notater og intern korrespondanse

I disse tilfeller kan forvaltningsorganet dispensere fra unntaket, dersom det kommer til at slike opplysninger kan frigis. Dette kalles meroffentlighet. Bergen kommune har vedtatt at det skal praktiseres meroffentlighet så langt råd er.

Til sist gjelder ikke innsynsretten for:

• opplysninger som kan skade personen selv eller forholdet til nærmeste familie.

I tvilstilfeller kan slike opplysninger gis til advokat eller annen fullmektig oppnevnt av den som søker innsyn, som så kan vurdere om opplysningene kan bringes videre, og i tilfelle i hvilken form.

Lover mv. knyttet til emne

• Forvaltningsloven §§18-20
• Personopplysningsloven §18 og §23 (unntak)
• Lov om pasientrettigheter § 5-1

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Forespørsel om innsyn i personmateriale skal fremmes skriftlig. Forespørselen kan fremmes enten til vedkommende instans som har produsert materialet (skole, sosialkontor, PPT-kontor osv.) eller til Byarkivet. Bruk skjema for innsyn i personopplysninger.

Før innsynet gis vil mappen bli gjennomgått og vurdert utfra begrensningene i innsynsretten, som beskrevet ovenfor.

Problemer

Innsynssaker er som oftest kompliserte og arbeidskrevende.

For det første er materialet ofte blitt til i etater med dårlig økonomi, og høyst nødtørftige arkivsystemer. Det er ikke sikkert at det finnes noen «mappe», kanskje er opplysningene spredd rundt i arkivbokser, permer eller protokoller og tar lang tid å lete frem.

For det andre er mappen ofte stor og tykk, og inneholder mange forskjellige typer papirer. Det er Byarkivets ansvar at ikke innsynsretten til én person krenker retten til personvern for en annen. Det skal også gjøres andre vurderinger av hva som kan og skal gis tilgang til, og hva det ikke kan gis innsyn i. I samarbeid med rekvirenten og produsenten bestreber vi oss på et best mulig resultat.

Innsynssaker er høyt prioritert fra Byarkivets side. Flere ukers behandlingstid vil være normalt.