Byggesak – elektronisk innsyn

Hva

Byggesak var et egenutviklet datasystem for saksbehandling av byggesaker i Bergen kommune.

Innsynsmodulen for Byggesak inneholder data som er registrert i perioden 1981 til 1998, men med ajourføringsdatoer helt frem til mars 2000. Byggesaksystemet ble erstattet av BKSAK – kommunens saksbehandlingssystem.

Dataene fra Byggesak er søkbare i byarkivets Innsynsløsning via kommunens intranett. Byggesak inneholder 79.126 saker. Data fra åtte ulike tabeller knyttes sammen via saksnummer.

Byggesaksmodulen i Innsynsløsningen inneholder også ODIN-filer, ca. 140.000 skannete dokumenter i pdf-format. Filene er fra et langt tidsrom, fra tidlig 1900-tall til sent på 1990-tallet. ODIN-prosjektet ble utført fra 1993 og noen år fremover i den hensikt å skanne alle gamle dokumentene knyttet til byggesaker i Bergen kommune.

ODIN-dokumentene er tilgjengelig enten via et søk på den enkelte byggesak eller via søk direkte i ODIN-filer.

Innsynsløsningen for Byggesak er i daglig bruk ved flere avdelinger i Bergen kommune. Innsynsløsningen, som er helt sentral i prossessen med å digitalisere alle byggesaker i kommunen, som skal være ferdig innen utgangen av 2012.

Alle dataene er også deponert i format for elektronisk langtidslagring, noe som er pålagt.

Hvor

Byggesak er en del av byarkivets Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte via kommunens intranett.

Tilgang til Byggesak og ODIN-filer får man via Bergen Byarkivs Innsynsløsning under fanen Teknisk.

Se artikkel om Elektroniske arkiv.

Hvilke opplysninger

Hovedtabellen inneholder viktige data om den enkelte byggesak slik som saksnummer, adresse (byggeplass), byggherre, anmelder, ulike datoer med mere. Pluss gårds- og bruksnummer, som ofte er søkekriteriet for å finne saker og bygninger både i dette systemet og i andre systemer knyttet til bygg og eiendom. Via saksnummer knyttes de andre tabellene sammen med hovedtabellen. Det er opplysninger om saksforløp, byggkontroll, nabovarsel, gebyrer, saksnotater, skriv og tilleggseiendommer.

En egen tabell inneholder ODIN-filer med tilhørende pdf-dokumenter koblet til den enkelte byggesak via saksnummer eller gårds- og bruksnummer. Pdf-filene inneholder forskjellige dokumenter som arkitekttegninger, byggesøknader, klager, ulike skriv fra byggherre, arkitekt og kommunen. Det finnes også mange ODIN-filer som ikke er knyttet opp mot byggesakene i Innsynsløsning. Dette er gjerne eldre saker før kommunen tok i bruk elektroniske løsninger. ODIN-dokumentene er derfor enten tilgjengelig via et søk på den enkelte byggesak eller søk direkte i Odin-filene.

Innsynsløsningen for byggesaker er meget brukervennlig med mulighet for mange ulike søkekombinasjoner. Dataene vil inneholde varierende mengde av opplysninger om den enkelte sak. Saker kan også søkes frem via byggeplass og byggherre.

Lover mv. knyttet til emne

Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

Byrådets vedtak 27.06.2001 presiserer at arkivering av elektroniske systemer i Bergen kommune skal skje i samsvar med Riksarkivets bestemmelser om elektronisk arkivering i offentlig sektor. På grunnlag av dette har Bergen Byarkiv per 20.05.2009 utarbeidet egne retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale, BKSAK – 200908209.

Bergen Byarkiv har valgt å ta vare på avleverte data i to ulike format gjennom prosjektet Historisk Elektronisk Arkiv (HEA) og for fremtidige avlevering:

1. Filer på formater som beskrevet i Arkivplan for Bergen kommune.
2. Lage brukervennlig elektronisk innsynsløsning på de samme dataene, tilgjengelig via kommunens intranett.

• Les mer i Avleveringreglementet

Klausulering og tilgang

Ansatte i Bergen kommune som har behov for å gjøre oppslag i gamle byggeskaer, kan få tilgang til modulen Byggesak i Innsynsløsningen. Det vil i hovedsak være personer som jobber med byggesak og planer. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.

Pålogging til Innsynsløsningen skjer via vanlig påloggingskode og passord for kommunalt ansatte.

Prosedyrer for bestilling/fremfinning

Hvis man ikke har egen tilgang til innsynsløsningen, kan Formidlingsavdelingen ved Bergen Byarkiv gjøre søk i alle modulene.

Kommunale brukere som ønsker tilgang til Byggesak i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen. Det er utarbeidet et bestillingskjema.

Data om byggesaker vil etterhvert som de blir digitalisert, være tilgjengelig på «Min side» i Bergen kommunes portalløsning.

Digitalisert materiale

Mye materiell finnes i digitalt format. Det pågår et prosjekt for digitaliserting av byggesaksmateriell i Bergen kommune. Dette skal være ferdig ved utgangen av 2012.